Documentation
ProAdmin, écran par écran
Ce guide présente chaque fonction de ProAdmin, côté personne et côté société : votre compte, vos documents, vos droits, vos organisations et leur registre RGPD, les logiciels et les assistants que vous y reliez.
Les captures montrent un compte de démonstration : Camille Laurent, directrice administrative de la société fictive Atelier Horizon. Aucune donnée réelle n'y figure.
Créer votre compte et vous connecter
Un compte ProAdmin est rattaché à votre adresse email. Vous le créez une fois, et il vous suit dans toutes les applications reliées à ProAdmin.
- Créer le compte. Votre prénom, votre nom et votre adresse email suffisent. Les autres champs du formulaire sont facultatifs.
- Activer. Un email vous envoie un lien ; vous y choisissez votre mot de passe.
- Se connecter. Sur la page Espace client, votre adresse et votre mot de passe, puis le code de votre application d'authentification si vous avez activé la double authentification.
- Mot de passe oublié. Un lien de réinitialisation vous est envoyé par email.
Votre profil, sous votre contrôle
Le profil réunit ce que vous choisissez de dire de vous. Il est enregistré chiffré, dans votre coffre personnel, et vous le modifiez vous-même.
- Infos. Prénom, nom, téléphone, fonction, société, lieu et fuseau horaire. Le bouton Modifier ouvre la saisie.
- À propos. Quelques lignes pour vous présenter, avec une mise en forme simple.
- Préférences. Le thème de l'écran et les notifications.
- Photo et liens. Votre photo, et vos profils LinkedIn, X, Instagram, YouTube ou votre site.
Plusieurs adresses, un seul compte
Une adresse personnelle et une adresse professionnelle peuvent mener au même compte : vous vous connectez avec l'une ou l'autre. Chaque adresse ajoutée est confirmée par un lien et porte sa nature, personnelle ou professionnelle. L'adresse principale reçoit les messages de ProAdmin ; vous en changez quand vous voulez.
Protéger votre compte
Votre mot de passe, un code de votre téléphone, et les appareils que vous avez reconnus.
Double authentification et mot de passe
Scannez le QR code avec votre application d'authentification : un code à six chiffres est ensuite demandé à chaque connexion. Pour la retirer, il faut un code valable. Le mot de passe se change à tout moment.
Appareils de confiance
Un navigateur que vous avez reconnu vous connecte sans redemander le mot de passe. La liste montre chaque appareil et sa dernière utilisation ; un clic le révoque. Changer de mot de passe les révoque tous.
Vos documents, chiffrés
Le coffre garde vos documents personnels : factures, contrats, bulletins de salaire, attestations. Ils sont chiffrés, et vous seul décidez de ce qui en sort.
- Ajouter et classer. Déposez un document, rangez-le dans un dossier, retrouvez-le par la recherche, en liste ou en vignettes.
- Partager. Un lien de partage permet à une personne sans compte de consulter un document ; vous le révoquez quand vous voulez.
- Archiver. Reliez votre coffre-fort numérique Digiposte de La Poste : valeur probante, horodatage et conservation longue. Un dossier peut s'y archiver tout seul.
- Espace. 1 Go inclus, avec l'espace utilisé toujours visible.
Ce que l'on sait de vous, et la preuve
La rubrique RGPD montre ce que ProAdmin détient sur vous, ce que vous avez accepté auprès des sociétés, vos demandes, et la preuve de chaque événement.
- Mes données. Vos données par catégorie (identité, coordonnées, localisation, vie professionnelle...), avec qui les voit et combien de temps elles sont gardées. Le bouton Exporter en donne une copie complète, lisible par une machine.
- Mes consentements. Ce que vous avez accepté auprès de chaque société, et son retrait, aussi simple que l'accord.
- Mes droits. Accéder, rectifier, exporter, effacer votre compte, limiter un traitement ou vous y opposer. Chaque demande est suivie, avec son délai de réponse.
- Activité et preuves. Chaque événement de votre registre est signé et chaîné au précédent. Vérifier mon registre le contrôle dans votre navigateur, sans faire confiance au serveur.
Sociétés, associations et groupes de travail
Votre identité reste la vôtre ; elle se rattache aux organisations avec lesquelles vous êtes en relation, comme représentant, salarié, client ou fournisseur.
- Ajouter une société ou une association. Recherchez-la dans le registre officiel (France : SIREN ; Bulgarie : ЕИК) et indiquez votre qualité : représentant légal ou mandataire. Le registre confirme son existence.
- La faire vérifier. Déposez un extrait d'immatriculation et une pièce d'identité. Un contrôleur ProAdmin les examine ; une fois le dossier accepté, votre qualité de représentant est inscrite au registre de la société et toutes les fonctions s'ouvrent.
- Inviter. Invitez par adresse email votre équipe, vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires. Le lien d'invitation vaut 7 jours.
La fiche de la société
Votre rôle, les étapes de la vérification, la preuve inscrite au registre et la fiche du registre officiel.
Contacts et équipe
Chaque relation a une ou plusieurs natures (salarié, dirigeant ou associé, client, prestataire...) ; chaque membre de l'équipe a un rôle, administrateur ou membre.
Groupes de travail
Des équipes sans existence juridique, rattachées à une organisation vérifiée, avec leurs membres et leurs gérants.
Le registre de la société, tenu à jour
Le registre des activités de traitement (article 30) se tient depuis la fiche de la société. Le représentant légal et le délégué à la protection des données y ont accès ; chaque modification est inscrite au registre signé.
- Traitements. Partez d'un modèle (gestion commerciale, personnel, paie, recrutement, facturation, vidéosurveillance...) puis adaptez : finalités, base légale, personnes, données, destinataires, durée de conservation, sécurité. Chaque version est gardée.
- Données et personnes. Le même registre, vu par catégorie de données ou par catégorie de personnes.
- Sous-traitants. L'annuaire de l'article 28 : contrat, pays, transferts hors de l'Espace économique européen.
- Export. Le registre entier, en un fichier, pour un contrôle ou un audit.
L'ensemble
Les chiffres du registre et les points à revoir.
Sous-traitants
Un contrat à signer apparaît à revoir.
Demandes d'exercice des droits
Activez le formulaire de demande et collez sa ligne sur le site de la société. Les demandes arrivent ici, confirmées par leur auteur, avec leur échéance d'un mois.
Incidents
Le registre des violations de données, avec le délai de 72 heures pour notifier l'autorité quand il y a un risque.
Documents
Politique de confidentialité, procédures et mentions d'information, rédigées à partir du registre et versionnées.
Audit et preuves
Chaque acte du registre, daté et signé ; le bouton Vérifier le registre le rejoue en entier.
Vos logiciels se connectent avec ProAdmin
Une société vérifiée inscrit ses logiciels, une instance LimeOS ou un site web : leurs utilisateurs s'y connectent avec leur compte ProAdmin, par OpenID Connect, sans nouveau mot de passe.
- Inscrire. Le nom, l'adresse et les adresses de retour du logiciel. ProAdmin donne son identifiant et son secret.
- Ouvrir l'accès. Par membre de l'équipe ou par groupe de travail.
- Passer en production. Une application commence en essai ; sa mise en production est inscrite au registre signé.
- Respecter la vie privée. Chaque société reçoit un identifiant différent pour une même personne : deux sociétés ne peuvent pas croiser leurs fichiers.
Relier ProAdmin à vos outils
La rubrique Intégrations réunit ce que vous branchez sur votre compte.
- Assistants IA (MCP). Branchez Claude ou tout client MCP : l'assistant tient le registre RGPD de vos sociétés, lit vos membres et répond aux demandes, avec l'autorisation que vous lui donnez et que vous pouvez retirer.
- ODESA. L'assistant de bureau, sur votre PC et sur le serveur de votre société. Mes données y tient des tables partagées, inscrites au registre RGPD quand elles contiennent des données personnelles ; Mes applications en fait des applications installables sur ordinateur et téléphone.
- Archivage Digiposte. Le coffre-fort numérique de La Poste, relié à Mon coffre.
- Formulaire de demande RGPD. Une ligne à coller sur le site de votre société ; les demandes arrivent dans son registre.
Votre PC et le serveur de votre société
ODESA, l'assistant de bureau, s'installe sur votre PC et sur le serveur de votre société. ProAdmin en est la console : vous y retrouvez vos fichiers, vos données partagées et les applications construites dessus.
- Mes ODESA. Votre PC et les serveurs auxquels vous avez accès, avec leur état. Une clé reçue s'active depuis Intégrations.
- Mes fichiers. ODESA indexe les documents du poste : une recherche porte sur leur contenu, et l'extrait trouvé s'affiche à côté.
Mes données
Des tables partagées, rangées en espaces, que l'équipe remplit ensemble : clients, projets, tâches, fournisseurs. Chaque table a ses données, son schéma, ses accès, ses données personnelles et son journal. Une table qui contient des données personnelles est inscrite au registre RGPD de la société.
- Schéma. 29 types de champ (texte, montant, date, liste, lien vers une autre table...), des contraintes, et des champs calculés par une formule, recalculés à chaque écriture par le serveur.
- Import et export. Une table se remplit depuis un fichier CSV et s'exporte de même.
- Journal. Activé, il inscrit chaque écriture au registre signé du serveur : qui, quand, quoi.
Mes applications
Sur ces tables, construisez des applications sans programmer : une arborescence d'écrans (listes, fiches, tableaux), leurs contraintes et leurs droits. Une application se publie par versions ; elle s'ouvre dans une fenêtre et s'installe sur l'ordinateur ou le téléphone.
ODESA Apps
Le catalogue des Apps que ProSuite propose pour votre PC ou votre serveur, gratuites ou payantes, à installer en un clic.
Dans la société
Les clés de serveur de la société et qui accède à chaque serveur : le représentant et les administrateurs, et les membres que vous ajoutez.
Gérer les comptes de vos clients
Une société promue prestataire, distributeur ou grossiste par ProSuite gère les comptes de ses clients depuis « Gestion de mes clients ». Le client garde la main : il accepte la prestation, lit tout ce qui est fait chez lui et peut y mettre fin à tout moment.
Vos clients
- Ajouter un client. Par son numéro d'entreprise ; s'il est inscrit, l'un de ses représentants accepte la demande. Un distributeur peut aussi créer le compte d'une société pas encore inscrite et inviter son dirigeant à en prendre possession.
- Intervenants. Le gérant désigne les membres de son équipe qui interviennent, chez tous les clients ou chez certains seulement.
- Gérer. Un intervenant ouvre le compte du client en mode « Gestion » : la fiche, les applications, le registre RGPD (sans les demandes des personnes ni l'audit), les incidents sans les personnes concernées, et la structure de ses données ODESA.
Les clés ODESA
Un grossiste commande ses clés à ProSuite, un distributeur à son grossiste ; le prix est figé à la commande. Le stock se calcule à partir des mouvements (achat, cession, retour, affectation, renouvellement). Une clé de poste s'achète une fois, sans fin ; une clé de serveur vaut un an et se renouvelle en consommant du stock.
Les données ODESA d'un client
Sur le serveur d'un client, l'intervenant conçoit la structure, les vues, les applications et les modèles, à l'écran comme par un assistant IA. Il ne voit jamais une ligne, une pièce jointe ni une donnée personnelle, ne touche pas aux droits : ProAdmin et ODESA le refusent tous les deux. Il peut supprimer une table, un champ, une application ou un modèle qu'il conçoit, et chaque suppression est notée au journal que lit le client.
Côté client : l'activité de mon prestataire
Chaque passage d'un intervenant est noté dans un journal chaîné, sous un pseudonyme propre à ce client : qui, quoi, quand, à l'écran ou par un assistant. Le client le lit dans sa société et retire l'accès depuis ses contacts.
Les adresses à connaître
ProAdmin suit les standards : OpenID Connect pour la connexion des logiciels, OAuth et le protocole MCP pour les assistants IA. Le fonctionnement du registre signé est détaillé sur la page Technologie.
Connexion unique (OpenID Connect)
Code d'autorisation avec PKCE. L'identifiant de la personne est un pseudonyme propre à chaque société.
- Émetteur
https://proadmin.prosuite.technology/oauth - Description
/oauth/.well-known/openid-configuration - Autorisation
/oauth/authorize - Jeton
/oauth/token - Informations de la personne
/oauth/userinfo
Assistants IA (MCP)
Le serveur MCP de ProAdmin, protégé par OAuth : l'assistant reçoit seulement les portées que la personne accepte.
- Serveur MCP
https://proadmin.prosuite.technology/mcp - Portées
proadmin:lecture, proadmin:registre, proadmin:donnees, proadmin:tout - Ressource protégée
/.well-known/oauth-protected-resource
Créez votre compte ProAdmin
Votre email, votre prénom et votre nom suffisent. Tout le reste est facultatif, et vous pourrez le modifier ou le retirer à tout moment.