Ce qui nous engage, écrit clairement

Éditeur

ProSuite OOD, société à responsabilité limitée de droit bulgare

Siège social

Ul. Galileo Galilei n° 20, 1113 Sofia, Bulgarie

Numéro d'immatriculation (ЕИК / Bulstat)

204878015

Numéro de TVA intracommunautaire

BG204878015

Directeur de la publication

Nicolas Korboulewsky

Contact

contact@prosuite.technology

Hébergeur

OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France, ovhcloud.com

Propriété intellectuelle

Les contenus de ce site (textes, visuels, logos, captures d'écran, code) sont la propriété de ProSuite OOD ou de ses partenaires. Toute reproduction sans autorisation écrite préalable est interdite. ProAdmin, ODESA, LimeOS, TimeLime et VAILS sont des marques et technologies exploitées par ProSuite OOD et ses partenaires. Les autres marques citées appartiennent à leurs propriétaires.

Les captures d'écran du site montrent des données de démonstration : les personnes et les sociétés qui y figurent sont fictives.

2.1 Objet

Ces conditions encadrent l'utilisation de ProAdmin, service édité par ProSuite OOD (« ProSuite », « nous ») : le compte personnel et ses outils (profil, coffre, droits RGPD, appareils de confiance), la connexion unique aux logiciels partenaires, la gestion des sociétés et de leur registre RGPD, ODESA et les assistants IA reliés par le protocole MCP. Créer un compte vaut acceptation de ces conditions.

2.2 Le compte

Le compte personnel est gratuit. Il faut avoir au moins 16 ans pour en ouvrir un. Vous fournissez une adresse email que vous contrôlez ; les informations de votre profil sont facultatives et vous pouvez les modifier à tout moment. Vous gardez votre mot de passe secret et nous signalez sans délai toute utilisation que vous n'avez pas faite. Nous recommandons d'activer la double authentification.

2.3 Les sociétés et leurs représentants

Déclarer une société, c'est affirmer en être le représentant légal ou agir sur son mandat. ProSuite vérifie la société au registre officiel (France, Bulgarie) et, pour accorder le niveau de confiance le plus élevé, examine un dossier de représentant. Une fausse déclaration entraîne la suspension de l'accès de la société et peut engager votre responsabilité. La société est seule responsable des traitements qu'elle inscrit dans son registre RGPD et des personnes qu'elle invite.

2.4 Les assistants IA

Vous pouvez relier un assistant IA à votre compte. Il agit avec vos droits, jamais plus, et dans les seules portées que vous accordez ; l'accès aux données des serveurs ODESA s'accorde à part. Vous restez responsable de ce que l'assistant fait en votre nom. Vous pouvez retirer un assistant à tout moment dans la rubrique Intégrations.

2.5 ODESA

ODESA fonctionne sur l'ordinateur ou le serveur que vous ou votre société fournissez. Les données qu'il contient y restent : leur sauvegarde, leur licéité et le choix des personnes qui y accèdent relèvent de leur titulaire. ProAdmin relie ODESA à vos comptes, autorise les accès et tient les journaux signés ; il ne garde pas de copie du contenu.

2.6 Usage loyal

Vous vous engagez à ne pas utiliser ProAdmin pour stocker ou diffuser des contenus illicites, porter atteinte aux droits de tiers, contourner les mesures de sécurité ou perturber le service. Des limites d'usage protègent le service contre les abus (par exemple un nombre maximal de tentatives de connexion par heure).

2.7 Disponibilité

Nous faisons nos meilleurs efforts pour que ProAdmin soit disponible et sûr, sans garantir une disponibilité ininterrompue. Des interruptions peuvent être nécessaires pour la maintenance ou la sécurité.

2.8 Suspension et fin

Vous pouvez effacer votre compte à tout moment depuis la rubrique RGPD de votre espace (voir 4.8). ProSuite peut suspendre l'accès d'un compte ou d'une société en cas de manquement grave à ces conditions, de fausse déclaration ou de risque pour la sécurité ; la personne concernée en est informée, avec les moyens de contester la décision. Un compte resté sans connexion pendant trois ans est supprimé, après un avertissement envoyé 30 jours avant.

2.9 Responsabilité

Envers un professionnel, la responsabilité de ProSuite est limitée aux sommes qu'il a payées à ProSuite au cours des 12 mois précédant le fait générateur, sauf faute lourde ou intentionnelle, dommage corporel ou cas où la loi interdit cette limite. Envers un consommateur, aucune clause ne limite les droits que lui reconnaît la loi.

2.10 Modifications

Nous pouvons faire évoluer ces conditions. Toute modification importante vous est annoncée par email au moins 30 jours avant d'entrer en vigueur ; si vous la refusez, vous pouvez effacer votre compte avant cette date.

2.11 Droit applicable

Ces conditions sont régies par le droit bulgare. Tout litige avec un professionnel relève des tribunaux de Sofia. Un consommateur conserve la protection des règles impératives de son pays de résidence et peut saisir les tribunaux de ce pays. Les traductions sont fournies pour votre commodité ; en cas de divergence, la version française fait foi, sauf disposition impérative contraire.

3.1 Champ

Ces conditions s'appliquent aux ventes conclues par ProSuite OOD, à des professionnels comme à des consommateurs, des produits suivants : clés ODESA de poste, clés ODESA de serveur et Apps du magasin ODESA. Lorsque vous achetez auprès d'un grossiste ou d'un distributeur ProSuite, c'est lui qui vous vend, selon ses propres conditions ; les présentes s'appliquent à ses achats auprès de ProSuite.

3.2 Les produits

• Clé de poste : licence d'utilisation d'ODESA sur un ordinateur, achetée une fois, sans durée limitée. Elle se lie au poste lors de son activation.
• Clé de serveur : licence d'utilisation d'ODESA sur le serveur d'une société, pour un nombre de places indiqué, valable un an à compter de son activation. Elle ne se renouvelle pas d'elle-même : chaque année supplémentaire fait l'objet d'une nouvelle commande.
• App du magasin : licence d'utilisation d'une application signée, pour une installation.

3.3 Prix

Les prix sont ceux du tarif en vigueur au jour de la commande, dégressifs selon la quantité. Ils sont indiqués hors taxes aux professionnels et toutes taxes comprises aux consommateurs (TVA du pays du consommateur). Le prix d'une commande est figé dès qu'elle est enregistrée.

3.4 Commande

La commande est enregistrée dans ProAdmin (rubrique Clés ODESA de la société, ou auprès de ProSuite). Elle est confirmée par ProSuite, qui émet la facture correspondante. Le contrat est formé à cette confirmation.

3.5 Paiement

Le paiement s'effectue par virement bancaire selon les indications de la facture : à la commande pour un consommateur, à 30 jours date de facture pour un professionnel. Tout retard de paiement d'un professionnel entraîne des intérêts au taux légal applicable et, le cas échéant, l'indemnité forfaitaire prévue par la loi pour frais de recouvrement.

3.6 Livraison

Les clés et les licences sont livrées sous forme numérique, dans ProAdmin, dès la confirmation de la commande (après paiement pour un consommateur). Aucun support physique n'est envoyé.

3.7 Droit de rétractation (consommateurs)

Le consommateur dispose de 14 jours à compter de la conclusion du contrat pour se rétracter, sans avoir à se justifier, en nous écrivant à contact@prosuite.technology ou par le formulaire de rétractation ci-dessous ; il est remboursé dans les 14 jours, par le moyen de paiement utilisé. Ce droit ne peut plus être exercé une fois la clé ou la licence activée, si le consommateur a demandé expressément cette exécution immédiate et reconnu qu'il perdait ainsi son droit de rétractation (article 16, point m, de la directive 2011/83/UE).

Formulaire de rétractation. À l'attention de ProSuite OOD, Ul. Galileo Galilei n° 20, 1113 Sofia, Bulgarie, contact@prosuite.technology : je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la vente de [produit], commandé le [date], au nom de [nom du consommateur], adresse [adresse], date, signature (en cas d'envoi sur papier).

3.8 Garantie de conformité

ProSuite fournit des produits conformes à leur description. Le consommateur bénéficie de la garantie légale de conformité des contenus et services numériques (directive (UE) 2019/770) : en cas de défaut, il obtient la mise en conformité, ou à défaut une réduction du prix ou la résolution du contrat. Le professionnel nous signale tout défaut dans les 30 jours de sa découverte.

3.9 Responsabilité

La limite prévue à l'article 2.9 s'applique aux professionnels. Elle ne s'applique pas aux consommateurs.

3.10 Réclamations et médiation

Toute réclamation s'adresse d'abord à contact@prosuite.technology. Si elle n'aboutit pas, le consommateur peut recourir gratuitement à la conciliation des commissions de la Commission bulgare de protection des consommateurs (Комисия за защита на потребителите, kzp.bg) ; pour un litige transfrontalier, le Centre européen des consommateurs de son pays peut l'accompagner. Le droit applicable et les juridictions sont ceux de l'article 2.11.

4.1 Qui est responsable

Pour les comptes personnels, ProSuite OOD (coordonnées au point 1) est responsable du traitement. Pour les données qu'une société gère dans ProAdmin (son registre RGPD, ses contacts, ses logiciels, ses serveurs ODESA), la société est responsable et ProSuite agit comme sous-traitant, selon l'accord du point 7. ProSuite n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; toute question passe par le point 8.

ProSuite OOD n'a pas désigné de délégué à la protection des données : sa désignation n'est pas obligatoire pour son activité (article 37 du RGPD). Toute question sur vos données s'adresse à l'adresse du point 1.

4.2 Ce que nous gardons, et sous quelle forme

Donnée	Forme
Vos adresses email	Chiffrées (AES-256-GCM) pour vous les afficher ; une empreinte à clé sert à retrouver votre compte.
Votre profil (tous les champs sont facultatifs) : prénom, nom, téléphone, poste, société, lieu, fuseau horaire, date de naissance, adresse postale et sa position sur la carte, présentation, photo, liens vers vos réseaux	Chiffré par une clé propre à votre compte.
Mot de passe	Jamais conservé en clair : seule une empreinte calculée par le serveur d'authentification est gardée.
Double authentification	Le secret de l'application d'authentification, chiffré.
Appareils de confiance	Une clé publique, un nom déduit du navigateur (par exemple « Chrome · Windows », chiffré), les dates de création et de dernière utilisation. La clé privée reste dans votre navigateur.
Sessions et codes envoyés par email	Seule leur empreinte est gardée, avec leur date d'expiration.
Dernière connexion	La date seule, pour appliquer la durée de conservation des comptes inactifs.
Adresse IP	Non conservée avec votre compte. Elle sert, sous forme d'empreinte à clé effacée après 2 heures, à limiter les tentatives abusives. Pour un document partagé, chaque consultation note une empreinte de l'adresse IP, propre à ce partage.
Documents de votre coffre, partages, lien Digiposte	Chiffrés par des clés propres à votre coffre ; nom, type et dossier compris.
Votre registre personnel	Un registre signé et chaîné : vos consentements, vos relations avec des sociétés (sous un pseudonyme propre à chacune), vos demandes et leurs réponses. Il ne contient ni votre nom ni votre adresse.
Vos sociétés	Un pseudonyme par société : c'est lui, et non votre identité, que voient ses logiciels et ses journaux.
Dossier de représentant (pièces d'identité, mandat)	Chiffré ; examiné par le personnel habilité de ProSuite.
Assistants IA reliés	Le nom de l'assistant, les portées accordées, la date de la dernière utilisation.

4.3 Pourquoi, et sur quelle base

• Fournir votre compte et la connexion à vos logiciels : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Sécuriser le service (double authentification, appareils, limites anti-abus, journaux signés) : intérêt légitime à protéger votre compte et la plateforme (article 6.1.f).
• Vérifier qu'une personne représente bien une société : intérêt légitime des sociétés et de leurs membres à ce que seul leur représentant les engage (article 6.1.f).
• Vous écrire : uniquement des messages liés à votre compte (activation, sécurité, invitations, demandes, avertissement avant suppression). Aucun message publicitaire.
• Pré-contrôler automatiquement une pièce d'identité : seulement si vous y consentez (article 6.1.a) et si la fonction est active. La décision reste prise par une personne de ProSuite.
• Facturer et tenir notre comptabilité lors d'un achat : obligation légale (article 6.1.c).

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière entièrement automatisée.

4.4 Combien de temps

Donnée	Durée
Compte et profil	Tant que vous utilisez le compte. Sans connexion pendant 3 ans, il est supprimé, après un avertissement par email 30 jours avant. Le compte du représentant d'une société est gardé tant qu'il la représente.
Compte jamais activé	Supprimé après 30 jours.
Sessions	12 heures (15 minutes après une connexion par appareil de confiance).
Codes et liens envoyés par email	De 1 heure (mot de passe oublié) à 7 jours (invitation) ; supprimés 24 heures après leur expiration.
Appareils de confiance	Supprimés après 90 jours sans utilisation, ou 30 jours après leur révocation.
Invitations	Supprimées 30 jours après leur expiration.
Pièces du dossier de représentant	Effacées 30 jours après la décision ; restent la décision, l'empreinte du dépôt et la preuve inscrite au registre de la société.
Documents partagés	Le partage dure de 5 minutes à 91 jours, à votre choix ; il est supprimé avec son journal de consultations 30 jours après son expiration.
Demandes d'exercice des droits adressées aux sociétés	5 ans, pour que chacun puisse prouver qu'elles ont été traitées.
Empreintes anti-abus de l'adresse IP	2 heures.
Factures	Durée imposée par la loi comptable bulgare (10 ans).
Sauvegardes	Les serveurs sont copiés chaque nuit ; une copie est gardée au plus 3 semaines. Une donnée effacée disparaît donc aussi des sauvegardes au plus tard 3 semaines après son effacement.
Registres signés	Ils ne s'effacent pas, par conception : c'est ce qui les rend probants. Ils ne contiennent aucune donnée qui vous identifie directement (identifiants opaques, pseudonymes, empreintes, codes).

4.5 Qui reçoit vos données

Le personnel habilité de ProSuite, pour la seule partie nécessaire à sa mission ; nos sous-traitants (point 6) ; les sociétés dont vous êtes membre, qui voient la relation que vous avez avec elles et l'adresse par laquelle elles vous ont invité ; les logiciels auxquels vous vous connectez, qui reçoivent votre pseudonyme et les informations que vous acceptez de leur transmettre. Les données des sociétés et de leurs commandes (nom, numéro, statut, quantités, prix), jamais celles des personnes, sont aussi transmises à notre outil de gestion LimeOS, exploité par ProSuite, pour la facturation et le suivi commercial. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires.

4.6 Transferts hors de l'Union européenne

Le service est hébergé en France. Trois prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union, dans les cas décrits au point 6 : OpenAI (États-Unis) et ProSuite Africa (Bénin), encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et la fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni, pays reconnu adéquat par la Commission européenne). Si vous reliez votre ordinateur à ProAdmin par le service ngrok (États-Unis), ce choix vous appartient et relève des conditions de ce service.

4.7 Sécurité

Chiffrement AES-256-GCM des données personnelles, avec des clés propres à chaque personne et à chaque document ; empreintes à clé à la place des identifiants en clair ; pseudonymes distincts pour chaque société et chaque logiciel ; double authentification et appareils de confiance ; registres signés en Ed25519 et chaînés ; connexions chiffrées (HTTPS) ; serveurs doublés avec tolérance de panne et sauvegardés chaque nuit chez notre hébergeur. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informons sans délai.

4.8 Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer, en recevoir une copie dans un format ouvert (portabilité), vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, en demander la limitation, retirer à tout moment un consentement donné, et définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Depuis la rubrique RGPD de votre espace, l'export de toutes vos données et l'effacement de votre compte sont immédiats : l'effacement vous remet une preuve signée qu'il a eu lieu. Pour tout le reste, utilisez le point 8 : nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données : la Commission pour la protection des données personnelles en Bulgarie (Комисия за защита на личните данни, cpdp.bg), autorité de notre établissement, ou celle de votre pays, par exemple la CNIL en France (cnil.fr).

ProAdmin n'utilise ni mesure d'audience, ni publicité, ni réseau social intégré. Les polices et les bibliothèques sont servies par ProAdmin lui-même. Ce que votre navigateur conserve est strictement nécessaire au service que vous demandez : aucun consentement n'est donc requis. La bannière de consentement, que vous rouvrez par le lien « Gérer mes cookies » en bas de page, garde pourtant votre préférence : ProAdmin conserve la preuve de votre choix dans un reçu horodaté, sans identité (votre choix et la version de la bannière), pendant 13 mois. Vous pouvez suivre vos choix dans votre espace.

Élément	Rôle	Durée
Cookie sid	Cookie technique de la plateforme qui héberge ProAdmin, posé lors des appels au service.	Session
proadmin.session (stockage local)	Votre jeton de session et votre adresse email, pour rester connecté.	12 heures, effacé à la déconnexion
proadmin.auto (stockage local)	Sur un appareil de confiance : l'adresse avec laquelle se reconnecter.	Jusqu'au retrait de l'appareil
proadmin-appareil (IndexedDB)	La clé privée de votre appareil de confiance, non exportable.	Effacée à la déconnexion ou au retrait
proadmin-cache (IndexedDB)	Une copie chiffrée des réponses, pour un affichage rapide.	Vidée à la déconnexion
proadmin.cookies.… (stockage local)	Votre choix sur la bannière de consentement et le numéro de son reçu.	13 mois
proadmin-app-… (IndexedDB)	La copie hors ligne d'une application ODESA, chiffrée ; les champs personnels seulement si vous avez le droit de les lire.	Effacée après 7 jours sans contact avec ProAdmin, ou au retrait de l'accès
Préférences (stockage local)	Langue, menu replié, vues choisies : aucune donnée personnelle.	Jusqu'à ce que vous les effaciez
pa-vues-geocodage (stockage local)	Les positions déjà calculées des adresses affichées sur une carte, pour ne pas les redemander.	Jusqu'à ce que vous l'effaciez

Deux services tiers ne sont appelés que lorsque vous utilisez une carte : les fonds de carte d'OpenStreetMap s'affichent quand vous ouvrez une carte, et la recherche d'une adresse (Nominatim) ne part que lorsque vous cliquez pour placer un lieu, ou, dans une application ODESA, si son gérant l'a activée. Ils reçoivent alors votre adresse IP et, pour la recherche, l'adresse cherchée.

Prestataire	Service	Données	Lieu
OVH SAS	Hébergement des serveurs de ProAdmin et du relais des serveurs ODESA	Toutes les données du service, chiffrées comme décrit au point 4	France
Gandi SAS	Envoi des emails du service	Adresse du destinataire, prénom, contenu du message ; pour un archivage vers Digiposte, le document envoyé	France
OpenAI	Rédaction assistée des documents RGPD d'une société ; pré-contrôle d'une pièce d'identité, avec votre consentement	Les faits du registre de la société, sans données de ses membres ; l'image de la pièce, quand le pré-contrôle est demandé	États-Unis (clauses contractuelles types)
ProSuite Africa	Support et développement de ProAdmin, de ses serveurs et des logiciels de ProSuite	Les données du service auxquelles l'intervention donne accès, sous la conduite de ProSuite	Bénin (clauses contractuelles types)
OpenStreetMap Foundation	Fonds de carte et recherche d'adresse, depuis votre navigateur	Adresse IP ; adresse cherchée	Royaume-Uni (décision d'adéquation)

Ne sont pas des sous-traitants, mais des services que vous choisissez : La Poste (Digiposte), si vous archivez des documents dans votre coffre Digiposte ; ngrok, si vous reliez votre ordinateur par ce service ; les logiciels partenaires auxquels vous vous connectez. Pour vérifier une société, ProAdmin interroge les registres officiels (annuaire des entreprises de l'État français, registre du commerce bulgare) avec son seul numéro.

Nous annonçons tout nouveau sous-traitant sur cette page au moins 30 jours avant de lui confier des données ; une société cliente peut s'y opposer selon le point 7.

Cet accord s'applique dès qu'une société utilise ProAdmin. Il fait partie des conditions d'utilisation.

• Objet et durée : fournir ProAdmin à la société (registre RGPD, contacts et membres, connexion unique de ses logiciels, relais et journaux de ses serveurs ODESA), pour la durée de son utilisation du service.
• Données et personnes : celles que la société y place, notamment les données d'identification et de contact de ses membres, contacts, clients, fournisseurs et candidats, et les éléments de son registre.
• Instructions : ProSuite ne traite ces données que sur instruction documentée de la société, donnée par son usage du service, et l'informe si une instruction lui paraît contraire à la loi.
• Confidentialité : les personnes de ProSuite qui y ont accès sont tenues au secret.
• Sécurité : les mesures du point 4.7.
• Sous-traitants ultérieurs : ceux du point 6, que la société autorise. Tout nouveau sous-traitant est annoncé 30 jours à l'avance ; la société peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, mettre fin au service sans frais.
• Assistance : ProAdmin fournit à la société les outils pour répondre aux demandes des personnes (formulaire de demande, recherche des données d'une personne, export, effacement) et pour tenir son registre et ses analyses d'impact.
• Violation de données : ProSuite notifie la société sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont elle dispose.
• Fin du service : la société peut exporter ses données ; ProSuite les supprime ensuite, y compris de ses sauvegardes sous 3 semaines, sauf ce que la loi impose de garder et les registres signés, qui ne contiennent aucune donnée identifiante en clair.
• Audit : ProSuite met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord ; les registres signés de la société se vérifient sans faire confiance à ProSuite.
• Transferts : uniquement dans les cas du point 4.6.

Vous avez un compte : l'accès, l'export, la rectification et l'effacement se font directement dans la rubrique RGPD de votre espace. Pour toute autre demande, ou si vous n'avez pas de compte, utilisez le formulaire de ProSuite : votre demande est inscrite dans notre registre, avec son échéance, et vous suivez sa réponse.